Praktische zaken, vooraf
Zes maanden van tevoren:
- Kies een geschikte datum, waarop geen andere open dagen in uw regio worden georganiseerd, bezoek: opendagbezoeken.nl. Probeer rekening te houden met weersomstandigheden / seizoen.
- Vraag een vergunning aan bij uw gemeente.
- Leg de cateraar zo snel mogelijk vast.
- Verwacht u zeer grote aantallen bezoekers, lees dan de Leidraad_Veiligheid_Publieksevenementen_nibra‘.
- Huur (markt)kramen en / of een tent.
- Zorg voor voldoende parkeergelegenheid.
- Huur professionele verkeersregelaars in.
- Wilt u entree vragen, zorg dan dat mensen online kaarten kunnen bestellen en zorg voor voldoende kassa’s.
Een maand van tevoren:
- Bestel decoratie, denk aan ballonnen, versiering en bloemen.
- Zelf catering verzorgen, denk aan voldoende (sta)tafels, servies en bestek.
- Huur een fotograaf, videograaf in.
- Leg een band, zanger, etc. op tijd vast.
- Denk aan vermaak voor kinderen met iemand die toezicht houdt.
- Zorg voor een toiletgelegenheid, denk ook aan rolstoelgebruikers en bezoekers met een baby.
- Denk aan een oprit / toegang voor rollator- en rolstoelgebruikers.
- Zorg dat voor bezoekers duidelijk is waar ze zich in het gebouw bevinden. Laat plattegronden maken met een eventuele route.
- Is uw locatie moeilijk bereikbaar zorg dan voor bordjes langs de weg met pijlen of aanvullend vervoer.
- Zorg dat de aanwezige collega’s / vrijwilligers een eigen rol hebben. En dat zij weten waar en hoe laat zij verwacht worden. Vergeet niet dat ze ook eten en drinken krijgen.
Een week van tevoren:
- Maak naambordjes voor alle medewerkers.
- Neem 3 werkdagen voordat de open dag plaats vindt contact op met alle organisaties waar u iets heeft vastgelegd.
- Laat 1 dag van tevoren de tent opzetten. Zorg voor beveiliging van uw terrein.
- Denk aan een sleutel / alarm van uw bedrijf / organisatie als uw open dag in het weekend wordt gehouden.
- Zorg voor een leuke attentie met uw logo erop. Dit zorgt voor mond-tot-mond reclame.
- Heeft u vacatures of vrijwilligers nodig zorg dan dat er medewerker van personeelszaken aanwezig is.
- Heeft u geschikt filmmateriaal of website van uw organisatie zorg dan voor een plek waar deze getoond kan worden.
