Stappenplan

Praktische zaken, vooraf

Zes maanden van tevoren:

  • Kies een geschikte datum, waarop geen andere open dagen in uw regio worden georganiseerd, bezoek: opendagbezoeken.nl. Probeer rekening te houden met weersomstandigheden / seizoen.
  • Vraag een vergunning aan bij uw gemeente.ballonen
  • Leg de cateraar zo snel mogelijk vast.
  • Verwacht u zeer grote aantallen bezoekers, lees dan de Leidraad_Veiligheid_Publieksevenementen_nibra‘.
  • Huur (markt)kramen en / of een tent.
  • Zorg voor voldoende parkeergelegenheid.
  • Huur professionele verkeersregelaars in.
  • Wilt u entree vragen, zorg dan dat mensen online kaarten kunnen bestellen en zorg voor voldoende kassa’s.

Een maand van tevoren:

  • Bestel decoratie, denk aan ballonnen, versiering en bloemen.
  • Zelf catering verzorgen, denk aan voldoende (sta)tafels, servies en bestek.
  • Huur een fotograaf, videograaf in.
  • Leg een band, zanger, etc. op tijd vast.
  • Denk aan vermaak voor kinderen met iemand die toezicht houdt.
  • Zorg voor een toiletgelegenheid, denk ook aan rolstoelgebruikers en bezoekers met een baby.
  • Denk aan een oprit / toegang voor rollator- en rolstoelgebruikers.
  • Zorg dat voor bezoekers duidelijk is waar ze zich in het gebouw bevinden. Laat plattegronden maken met een eventuele route.
  • Is uw locatie moeilijk bereikbaar zorg dan voor bordjes langs de weg met pijlen of aanvullend vervoer.
  • Zorg dat de aanwezige collega’s / vrijwilligers een eigen rol hebben. En dat zij weten waar en hoe laat zij verwacht worden. Vergeet niet dat ze ook eten en drinken krijgen.

Een week van tevoren:

  • Maak naambordjes voor alle medewerkers.muziek
  • Neem 3 werkdagen voordat de open dag plaats vindt contact op met alle organisaties waar u iets heeft vastgelegd.
  • Laat 1 dag van tevoren de tent opzetten. Zorg voor beveiliging van uw terrein.
  • Denk aan een sleutel / alarm van uw bedrijf / organisatie als uw open dag in het weekend wordt gehouden.
  • Zorg voor een leuke attentie met uw logo erop. Dit zorgt voor mond-tot-mond reclame.
  • Heeft u vacatures of vrijwilligers nodig zorg dan dat er medewerker van personeelszaken aanwezig is.
  • Heeft u geschikt filmmateriaal of website van uw organisatie zorg dan voor een plek waar deze getoond kan worden.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA